নতুন আইডিয়া এলেই বাস্তবায়নে নেমে পড়েন উদ্যোক্তারা। কিন্তু ঝামেলা পাকে মূলধন, ব্যবস্থাপনা আর পরিকল্পনা অনুযায়ী বাস্তবায়ন নিয়ে। এ ক্ষেত্রে কাজে আসতে পারে কিছু অনলাইন টুলস। এগুলো ব্যবহার করে সময় ও খরচ—দুটিই বাঁচানো সম্ভব।
বিনা খরচায় ফ্যাক্স
প্রতিষ্ঠানের কাজে হরহামেশাই কাগজ-নথি পাঠানোর দরকার হয়। ই-মেইলের পাশাপাশি অনেক সময় ফ্যাক্সও পাঠাতে হয়। নতুন প্রতিষ্ঠানে শুধু ফ্যাক্সের জন্য লাইন নেওয়া বা খরচ করা বুদ্ধিমানের কাজ নয়। অনলাইনেও কাজটি করা যায়।
বিনা পয়সায় ফ্যাক্স পাঠানোর বেশ কিছু ওয়েবসাইট আছে। এগুলোতে নির্দিষ্টসংখ্যক ফ্যাক্স পাঠানো যায়। যদি আনলিমিটেড ফ্যাক্স পাঠাতে চান, তাহলে খরচ গুনতে হবে। এ ক্ষেত্রে একেক প্যাকেজের একেক রকম খরচ। ওয়েবসাইট : www.gotfreefax.com
গুছিয়ে কাজ
পেশাদারি কাজে গতি বাড়াতে উদ্যোক্তাদের কাছে জনপ্রিয় টুল ‘কোল্যাব’। কোন দিন কোন কাজ—তা তালিকা করে রাখা যাবে এখানে। দলীয় কাজগুলো গুছিয়ে করতে সহায়ক হবে টুলটি। সার্ভার টুলটির সাহায্যে নোট, ই-মেইল অ্যাকসেস, ক্যালেন্ডার অর্গানাইজেশন, টাস্ক ম্যানেজমেন্ট, অ্যাড্রেস বুক মেইনটেন্যান্স, নিউজ অ্যাগ্রিগেশন ও ফোন সিনক্রোনাইজেশনের কাজও করা যাবে। সবই বিনা খরচে। সাইট থেকে নির্দেশনা দেখে টুলটি ব্যবহারে অভ্যস্ত হওয়া যাবে। ওয়েবসাইট : http://kolab.org
হিসাবপত্র ঠিকঠাক
সহজ নিয়মে দ্রুত হিসাবরক্ষণের কাজ সারবে ‘ওয়েভঅ্যাপস’। এ টুল দিয়ে অসংখ্য ‘ইনভয়েসিং’ ও ‘এক্সপেন্স’ ট্র্যাকিং করা যায়। প্রতিষ্ঠানে একজন দক্ষ কর্মী না রেখেও তার কাজ চালিয়ে নেওয়া যাবে টুলটি দিয়ে। অর্থাৎ অ্যাকাউন্টস অফিসার রাখার খরচ থেকে প্রতিষ্ঠানকে বাঁচিয়ে দেবে।
হিসাবরক্ষণে খুব বেশি দক্ষতা নেই, এমন যে কেউ মনোযোগ দিয়ে কাজ করলে ঠিকভাবে কাজ সারতে পারবেন।
এ ছাড়া টুলে প্রতিষ্ঠান বা কর্মীদের ব্যাংক ও পেপার অ্যাকাউন্ট বা অন্য কোনো ডাটা সোর্স, ট্রানজেকশন স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত করা যাবে। গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলোও নিরাপদ থাকবে।
৯ জন বা তারও কম কর্মী আছে—এমন প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে ফ্রি ব্যবহার করা যাবে অ্যাকাউন্টিং টুলটি। ওয়েবসাইট : www. waveapps.com
ভার্চুয়াল মিটিং
অনলাইনে মিটিং বা কনফারেন্স করার জন্য ‘জয়েন’ কাজের একটি টুল। টেলিকনফারেন্সিং সাইটটি দিয়ে ডকুমেন্ট রিভিউ, ডিজাইন, কর্মীদের প্রশিক্ষণ, প্রডাক্ট ডেমনস্ট্রেশনসহ দরকারি অনেক কাজ করা যাবে। বিশেষ করে কম্পানির সব কর্মীকে কম্পানির আপডেটেড তথ্য জানাতেও এটি কাজে দেবে। ওয়েবসাইট : https://www. join.me/ solutions/free-conference-call
টাস্ক ও টাইম ম্যানেজমেন্ট
টাস্ক ও টাইম ম্যানেজমেন্টের কাজ করা যাবে রিমেম্বার দ্য মিল্ক ডটকম-এ। এটি একটি অনলাইন প্রডাকটিভিটি টুল, যা দিয়ে অল-ইন-ওয়ান টাস্ক ম্যানেজার, ইলেকট্রনিক ম্যানেজার এবং টু-ডু-লিস্ট এক্সেস করা যাবে। টিমের অন্যদের সঙ্গে কাজ ভাগাভাগি ও বিনিময় করার পাশাপাশি এই টুলের সঙ্গে ই-মেইল অ্যাকাউন্টও (জিমেইল) যুক্ত রাখা যাবে।
ওয়েব টুলটি বিনা খরচে ব্যবহার করা যাবে, তবে বর্ধিত প্যাকেজের প্রফেশনাল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে চাইলে বছরে গুনতে হবে ২৫ ডলার। এর সঙ্গে আছে একটি বিশেষ মোবাইল অ্যাপ ফিচার। ওয়েবসাইট : www.rememberthemilk.com
ভার্চুয়াল সাইনবোর্ড
ওয়েবসাইট হচ্ছে প্রতিষ্ঠানের ভার্চুয়াল সাইনবোর্ড। ক্লায়েন্ট বা ক্রেতারা ওয়েবসাইট থেকেই সেবা বা পণ্যের বিস্তারিত জেনে তারপর সিদ্ধান্ত নেয়। তাই বর্তমানে উদ্যোক্তারা প্রতিষ্ঠানের পরিচিতি বা সাইনবোর্ড হিসেবে ওয়েবসাইটকে গুরুত্ব দিচ্ছে। তবে শুরুর দিকে খরচ করে সাইট দাঁড় করাটা কষ্টসাধ্য। এ অবস্থায় ফ্রি সাইট খুলতে পারলে মন্দ কী! বিনা খরচে সাইট খোলার সুযোগ দিচ্ছে ওয়ার্ডপ্রেস।
দক্ষ নয়, এমন যে কেউ সাইন আপ বা নিবন্ধন করেই সাইট চালু করতে পারবে। এর জন্য ডিজাইনার বা ডেভেলপারেরও দরকার নেই। সাইনআপের পর লগইন করে ড্যাশবোর্ডের টেমপ্লেট বা টিম অপশনে গেলেই বিভিন্ন ডিজাইনের ওয়েব পেইজ দেখা যাবে। এর মধ্যে পছন্দেরটি বাছাই করলে সাইটের লুকও সে রকম হবে। ওয়েবসাইট : https://wordpress.com
সহজ সমন্বয়
প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের কার্যক্রম দেখভাল, কর্মপরিকল্পনা, কাজ ভাগ করে দেওয়া, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা, ফাইল বিনিময়সহ বিভিন্ন কাজে সহায়ক হতে পারে ‘বিটরিক্স’। ওয়েবভিত্তিক টুলটির ব্যবহারবিধি বেশ সহজ। প্রতিষ্ঠানের কর্মী সংখ্যা যদি ডজনখানেক হয়, তাহলে বিনা খরচেই এটি ব্যবহার করা যাবে।
অনলাইনে লগইন করে কর্মীরা কে কোন কাজ করছে, কত সময় ধরে করছে, আউটপুট কী—এর সবই মনিটর করা যাবে এতে। কর্মীরা অফিসের বাইরে থেকেও তাদের নির্ধারিত কাজ সবার সঙ্গে সমন্বয় করে চালিয়ে নিতে পারবে।
যদি ১২ জনের বেশি ব্যবহারকারী নিয়ে টুলটি ব্যবহার করতে চান, তাহলে মাসে ৯৯ ডলার গুনতে হবে। ওয়েবসাইট : www.bitrix24.com